Le registre unique du personnel, quesaco ?

Ce document liste les employés qui ont fait partie, ou font encore partie de l’effectif d’une entreprise.

registre du personnel

La tenue d’un registre unique du personnel est obligatoire, à part dans les cas spécifiques des associations ayant recours au chèque emploi associatif et des particuliers employeurs. En effet, celui-ci assure la transparence de l’effectif réel des employés au sein d’une entreprise.

Y sont listés :

  • Tous les employés : français mais aussi étrangers
  • Sous contrat à durée déterminée (CDD) ou en contrat à durée indéterminée (CDI) mais aussi les contrats d’apprentissage ou de professionnalisation.

Les stagiaires sont également mentionnés dans le registre. On les reportera toutefois dans l’ordre de leur arrivée au sein d’une section particulière du registre.

Rassemblées dans l’ordre chronologique d’arrivée dans l’entreprise, l’identité du salarié (nationalité, date de naissance, sexe…), les informations au sujet de son poste et de son contrat seront conservées au minimum cinq ans dans ce registre. Les dates d’arrivée et les dates de départ au sein de la structure doivent également être indiquées.

Le registre du personnel n’a pas de forme particulière déterminée par la loi, fichier numérique ou papier seront acceptés en cas de contrôle. Attention toutefois si vous choisissez le format dématérialisé, il doit permettre une authentification certaine, comme le ferait un support papier. Si vous choisissez le format papier, il existe des livrets préétablis qui recensent les informations obligatoires.

 

Attention : si lors d’un contrôle l’entreprise ne peut présenter de registre dument tenu, elle encourt une amende de 1 500 Euros (généralement doublée en cas de récidive) tandis qu’une non-présentation du fichier à l’inspection du travail fera fatalement encourir une contravention de 450 Euros. Voilà de quoi inspirer à tous une bonne tenue de ce fameux registre, si la nécessité générale de transparence ne suffisait pas.

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